GA Çocuk & Gelişim Atölyesi Genel Müdürü Özlem Seller, etkinlik yönetiminin başarı kurallarını anlattı..
Özlem SELLER“Etkinlik işindeyim” dediğinizde birçok kişinin sizi düğün ya da konser organizatörü olduğunuzu sanma ihtimali yüksektir, lakin etkinlik yönetimi alanı bundan daha fazlasını içerir. Günümüzde çok iyi eğitim almamış, güzel kız ve yakışıklı erkeklerin “ben de yaparım kanka” girişimlerinden çok daha sağlam bir beceriler dizisine ihtiyaç vardır. Konuklar, katılımcılar iyi planlanmış bir etkinlikte bir etkinlik yöneticisinin unuttuğu bir şey olup olmadığını fark etmeyebilirler, ancak kaotik bir etkinlikte ne olmadığı ve ne olması gerektiği konusunda bir şeylerin atlandığını, önemsenmediğini fark edecekler, belki de etkinliğinizi terk edeceklerdir.
Etkinlik yöneticisinin görevleri
Etkinlik yönetimi birçok kişi için “ne var ki canım kolay iş” dense de en temelde, sosyal ve ticari etkinlikleri öngörmek, işin tamamına ait tüm süreçleri hatta olası bir kaosu dahi planlamak ve çözüm sürecini yürütmek için gerekli tüm işletme yönetimi ve örgütsel becerileri kullanma sürecidir.
Etkinlik yönetimi alanında uzmanlaşmış kişiler, müşterileri & iş ortakları paydaşları için mümkün olan en iyi etkinlik projelerini oluşturmak için bütçeler, tedarikçiler, alternatif programlar, farklı alanlarda çok sayıda uzmanlar ve sanatçılarla çalışırlar.
Birçok şirket, en önemli toplantılarını, pazarlama programları, iletişim süreci ve diğer birçok konu ve alandaki etkinliklerini koordine etmek için etkinlik yönetimi firmalarını kullanır. Bazı firmalar işe etkinliklerin yoğunluğuna göre kendi içinde kurduğu bölümler vasıtasıyla bu süreci yönetir.
Etkinlik planlamacıları pek çok farklı iş unvanına girerler, proje yöneticisi, iletişim yönetimi gibi liste uzar gider. Ancak çalışmalarının temel işlevi, etkinlik yönetimi alanına girer. Etkinlik yönetiminde çalışırken, farklı işleyişlerle yönetilen kurumlar, yöneticiler, farklı bakış açıları, dernekler, kar amacı gütmeyen kuruluş, ya da kendi şirketinin işinden de kar elde etme beklentisi içinde olan kişiler, aracılar, komisyoncular, yerel ve ulusal hükümet gibi birçok farklı tarz ve stil anlayışı da dengeli bir şekilde yönetmek durumunda kalacaksınız. Etkinliğiniz kadar bir de bu kategori ile birlikte yürümek, onlarla sosyal etkinliklerin planlanması, yürütülmesi ve değerlendirilmesine dahil olacaksınız. Hiç kolay değil ama çok da zor değil. Etkinlik yönetimi güçlü organizsayonel beceriler kadar bütçe yönetimi ve yaratıcı becerilerin de işin içine katılmasını gerektirir.
Süreci / etkinliği planlama ve yönetme
Bir etkinlik yöneticisi, müşteriyle buluşarak ve müşterinin olayla ilgili bakış açısını, beklentileri hakkındaki brief dinleyerek söylenmeyen şeylerinde ilgi ve bilgisini toplayarak bir etkinlik planlamaya başlamalıdır. O müşterisi ile bir etkinlik projesi içeriği, bütçesi hazırlayacak ve genel kavramı veya temayı tartışacaklar. Ortaya istenen muhtemel etkinlik projesi çıkacaktır.
Bütçe onayı yürürlüğe girdikten sonra, etkinlik yöneticisi etkinlik konseptini sonuçlandıracak, projenin adım adım uygulanması için işlerin nitelikleri ve gerekli hazırlık süresinden oluşan bir iş akışı- iş planı, tedarik süreci iş akışını sıraya koyarak çalışacak ve gerekli izinleri, önlemleri ve de riskleri öngörerek belki bir sigorta planını da güvenlik sürecine dahil edecektir.
Etkinliğin etkinliğini arttırmak için ünlü kullanımı, sanatçılar gibi işin uzmanlarına gerek duyulursa, alternatif isimleri bütçeleri ile müşterisi ile değerlendirmek üzere bağlantıya geçecek alınan karara en uygun isimleri koordine edecektir. Etkinlik planlaması sürecinde bütçeye sadece hizmet bedeli değil gelecek kişinin bütçe dışı oluşacak ek maliyet kalemlerini eklemek gereklidir. Bunlar ağırlama, ulaşım, konaklama ve etkinlik sırasında isteyebilecekleri gibi küçük gözüken büyük etki yapan ayrıntılardır. Park ve ulaşım gibi diğer ekstralara ihtiyaç duyulursa, takım da bunları ayarlayacaktır.
Etkinlik günü, etkinliği yönetmek ve ortaya çıkan sorunları ele almak için etkinlik yönetimi ekibi sahada olacaktır. Lakin etkinlik öncesinde bir kontrol listesi oluşturup her şeyi kontrol etmek etkinlik sürecini daha stressiz geçirmenize yardım edecektir. Böylece etkinlik sürecinde katılımcılarınızın etkinlik hakkındaki algısını, etkinliğinizin katılımcı üzerindeki etkisini daha sağlıklı gözlemleyebilir ve etkinliğinizin etkililik oranını bizzat yüz ifadelerinden anlayabilirsiniz. Etkinliğin ardından, ekip kalan detayları siler ve müşteriden geri bildirim alır. Bu sonuçlar etkinlik yöneticisi olarak size kendinizi geliştirme alanları sunduğu kadar, iyi yaptığınız ve korumanız gereken yetenekleri de hatırlatır.
Etkinlik yönetiminde kariyer
Etkinlik yöneticileri için şirketlerin karlılıklarını arttırma hedeflerini büyütmeleri ile etkinlik iş pazarı büyüyor, bazı tahminlerde etkinlik yöneticilerine olan ihtiyacın önümüzdeki on yılda üçte bir oranında artacağı tahmin ediliyor. Bugün olduğu kadar gelecekte de çoklu düşünme ve birçok işi aynı anda yapabilecek duyusal bütünleme gücüne sahip yetenekli kişilerden etkinlik yöneticileri oluşacak. Etkinlik yönetimine heves eden bir kişinin öncelikle hangi bölümü bitirirse bitirsin insanlara dokunmayı bilecek kadar zarif, alanında ya da sektöründe uzman, ürün ve hizmetlerine hakim, insan ilişkilerinde ne zaman iş ne zaman ilişki odaklı olması gerektiğini bilmelidir. Toplumun her kesiminden ve her yaştan bireyle iletişim kuracak kültürel birikime haiz olmalıdır. Başarılı bir etkinlik yöneticisi gerçek bir insandır. Her koşulda mükemmel organizasyon becerilerini görevinin getirdiği çoklu görev becerileri izler.
Etkinlik yönetimi ekipleri genellikle halkla ilişkiler ekipleriyle iş birliği içinde çalışır gibi görünse de bu her zaman değişebilir lakin hepsinde profesyonel misafirperverlik içinde çalışır. Bazı etkinlik yönetimi uzmanları, çeşitli yerlerdeki müşterileri yakından ele almak için sık sık seyahat ederken, diğerleri bir coğrafi bölgedeki olayları yönetmeye odaklanır.
Etkinlik planlayıcıları ve yöneticileri
Bazı etkinlikler katılacak kişilerin sayısına göre birden çok kişinin yönetmesini gerektirecek kadar büyük iş planlarını ve süreçleri kapsar. Bu etkinlikler geniş iş birliklerini içerir. Bütçe kontrol ekibi, teknik ve operasyon ekibi, temizlik ve güvenlik, sponsorluk- kiralama gibi gibi ayrı birimlerin iş birliği içinde çalışmasını gerektirir.
Bir planlamacının temel sorumlulukları, etkinlikleriniz sırasındaki sürenin ve akışın izini sürmek, müşteri tarafından belirlenen şekilde uygun kurulumun yapılmasını sağlamak, sürecin eksiksiz bir şekilde yürümesini sağlamak, ek personeli yönetmek, ek personelin kurulum gibi normal ve normal saatler dışında yiyecek içecek ihtiyacını sağlamak ve etkinliğin başarısı için çok önemli olan diğer mekanla ilgili görevleri yapmaktır. Birçok etkinlik yaptıran kurum sadece sanatçı odası için değil etkinlik görevlileri içinde ihtiyaç duyacakları yiyecek ve içeceklerin bulunduğu dinlenme noktalarının kurulduğu alanların konmasını bizzat kendi hazırlatır. Etkinlik yöneten şirketin bunu düşünüp düşünmediğini sorgulamaz.
Etkinlik yöneticileri ise, yolun her adımında ekibinin yanında olmalıdır. Yöneticiler tüm etkinlik ayrıntılarını düzenler, satıcıları yönetir, bütçeleri ve zaman çizelgelerini oluşturur ve yönetir, sözleşme görüşmelerine yardımcı olur ve mekan seçim sürecini bazen kendi bazen de teknik ekibi ile alanı detaylı inceleyerek gerekli hazırlıkların yapılmasını sağlar.
