Soner SELÇUKLU
Tanıdık geldi mi?
Ekonomik buhran dönemlerinde fazlasıyla uygulansa da aslında yönetim kültüründen yoksun tepe yönetimlerin, aile ve patron şirketlerinin her zaman tercih ettiği bir yoldur. Yöneticilere farklı pozisyonların işlerini de yükleyerek aklınca üst düzey personel giderlerinden tasarruf etmek isterler. Bunu orta ve alt kademe yöneticilere de uygularlar. Aynı kişiye “sen aslansın, kaplansın” diyerek çok sayıda iş yüklerler. Gerçekte ölçme araçlarını kullansalar böyle davrandıkları için maliyetlerinin katlanarak arttığını görebilirler. Ama bununla yüzleşmek gibi istekleri yoktur. Kötü niyet değilse yönetim cehaletinden başka bir şey değildir olan biten… Bir şirkete yönetim danışmanlığı yaparken finans, muhasebe, satın alma, idari işler görevlerinin bir kişide toplandığını gördüm. İşlerin altından nasıl kalktığını sordum: Yoğun çalışsa da sorun yaşamadığını söyledi. Tüm görevlerin iş analizini yaptıktan sonra bölümler ayrıştırıldı. Kendisi de yalnızca finansa odaklandı. Sonunda “haklıymışsınız ben tüm görevlerin ancak bir kısmını yapabiliyor bazılarını da hiç yapmıyormuşum desem yalan olmaz! Şimdi tüm gücümle şirketimin finansal kaynaklarını daha verimli kullanmaya başladım”. Bu durumla daha açık söylemek gerekirse bu sorunla o kadar sık karşılaşıyorum ki insan emeğinin bu derece çarçur edilmesini anlamakta güçlük çekiyorum.
Bu tasarruf adına yapılan bilgisizlik, anlayışsızlık ve cahilliktir! Bu uygulamayı tercih eden tepe yönetim kurullarından birileri veya patronlar bu yazıyı okursa diye neden hatalı bir tercih olduğunu açıklamak istiyorum. Bu nedenle amacım insan emeğinin istismarı yerine etkili istihdam anlayışını geliştirmeye ve örgütsel performansın yükseltilmesine katkı yapmaktır.
Bir şirketin faaliyete geçişiyle birlikte yapması gerekenlerin başında istihdam edilenlerin görev, yetki ve sorumluluklarını tanımlamaktır; bunun hemen ardından aynı çatı altında birlikte çalışacakları bir iklim ve bunun dayanağı bir şirket kültürü yaratmaktır. En azından şirket içi ilişkileri düzenleyecek temel yönetmelikleri düzenlemektir. Ayrıca başarının ne anlama geldiğini çalışanlara performans kriterleriyle açıklamaktır. Bu kurumsallık değil şirket olmanın gereğidir! Yazdıklarımı sektöründe yıllarca çalıştığı halde yapmayan çok sayıda şirketin olduğunu bilsem de anlatmaya devam edeceğim…
Şimdi sözüm farklı pozisyon görevlerini üst yöneticilerine verirken bilinçli değil de bilgisizlikten hareket ettiğini varsaydığım tepe yöneticilerine. Lütfen dikkat!
Görev, organizasyonun amaçların gerçekleştirilmesine ve hedeflerine ulaşılabilmesi için şirketin kurumsal yapısına ve kalite yönetimine uygun olarak çalışanların üstlendikleri iş ve işlemlerdir. Görev tanımı da bu iş ve işlemlerin ana hatlarıyla yazılı hale getirilmesidir. Ayrıca sorumlulukları da yazılı hale getirip kimin kime rapor vereceğini organizasyon şemasında belirtirsiniz. Çağdaş işletmecilik en azından böyle olur. Her iş için kullanılan bir zaman vardır. Organizasyonda satış, pazarlama, kiralama, muhasebe, insan kaynakları, idari işler, finans, satın alma, teknik fonksiyonların yöneticileri kendilerine bağlı astlar aracılığıyla işin çeşitli bölümlerini paylaştırarak zamanı etkin kullanırlar. Yani kitaba göre yaygın işleyiş böyle. İş süreçlerinin yukarıdan aşağı ve aşağıdan yukarı akışı denetim mekanizmaları aracılığıyla en azından beklenen performansla yürütülmesi sağlanır.
Astları ve yeterli sayıda çalışanları olmayan yöneticiler -çoğu ödül niyetine unvan dağıtılarak atanmıştır-iş süreçlerinin tamamını kendi yürütür. Bu çoğunlukla görevin kapsama alanı ölçüsünde günlük çalışma süresini aşar, yöneticiyi evinde de tatilinde de meşgul etmeye kadar gider. Kişinin özel hayatı da işinin bir parçası olur.
Yönetim kurulunun görevlendirdiği çoğu zaman şişirilerek CEO diye adlandırılan genel müdüre bağlı direktörlerden oluşan bir şirket düşünelim. Ortada görev tanımlarının ve diğer konuların da olmadığını belirtelim. Ekonomik krizin de derinleştiğini ekleyelim. Direktörlerden biri işten ayrılmış olsun. Tepe yönetimin sevgili kulu direktör Ferkan şirketin adanmış yöneticilerinden biridir. Kendine bağlı iki müdür ve onlara bağlı alt kademe yöneticilerle birlikte 150 kişiden oluşan bir bölümü yönetmektedir. Gece gündüz demeden işiyle ilgilenmekte ailesini bile ihmal etmektedir. Kendisine bağlı astlar da onunla aynı yoğunlukta günlerini geçirmektedir. O gün yönetim kurulu toplantısına acil olarak davet edilir. Şirket merkezine apar topar giden Ferkan merak içindedir. Aklından işten çıkarılma gibi ihtimaller geçer… Bu fikre şiddetle karşı çıkar. Kendi kendine konuşurken bir anda genel merkeze geldiğini fark eder. Şaşaalı görüntüsüyle hayranlık uyandıran kulenin en üst katına çıkar. Yönetim asistanı içeriye haber verir. O da toplantı odasının kapısını tıklatır ve içeri girer. Tüm üyeleri saygıyla selamlar ve yönetim kurulu başkanının sol tarafında oturan genel müdürünün yanındaki koltuğa davet edilir. Başkan lafı uzatmadan söze girer. İşten ayrılan direktörün tüm görevlerinin Ferkan tarafından üstlenilmesine karar verildiğini söyler. Ferkan’a görüşünü sorar!
Ferkan şaşkın, kem küm eder… “Bana güvendiğiniz için teşekkür ederim” demekten başka çare göremez. Bravo sesleri arasında merkezden ayrılır. Arabasında kafasına sıkı bir yumruk vurur. Kendisine esaslı küfreder. “Yahu be adam mevcut işini bile yapmak için zaman yetmiyor üstüne bir de bu görev! Ben ne halt ettim. Ama başkana karşı itiraz edecek gücü bulamazdım” diyerek kendini onaylar. Olan olmuştur…
Ferkan görev tanımlarının olmadığı bir şirkette her iki görevi de yapmaya başladı. Bereket ikinci bölümde de üç müdür ve alt kademe yöneticilerle birlikte 90 civarında çalışan vardı. Nasılsa şirkette performans ölçümü yoktu. Tepe yönetim kendilerine arıza sesleri gelmediği sürece başarı değerlendirmesi yapıyordu.
Ferkan yönetimini üstlendiği yeni bölüm çalışanlarıyla bir toplantı düzenledi. Onlardan daha önce genel müdürü ve yönetim kurulunu en fazla rahatsız eden sorunları dile getirmelerini istedi. Bir öncelik listesi hazırladı. Bundan böyle her iki pozisyon görevlerinden bazılarını ihmal etmeye kritik noktalarda hata yapmamak için var gücüyle çalışmaya başladı. Müdürlere inisiyatif alanı tanımladı. Raporlamayı olmazsa olmaz yaptı. Özel hayatına ayıracak zamanın azalacağını belirterek banka borçları ödenene kadar eşinden de destek aldı. Artık çocuklarını da hep uyurken görüyordu. İdealistliğin anlamı kalmamıştı. Ortada matematik ve fizik vardı… Mevcut görevi yerine getirmek için günde 8-10 saat bile yetmiyorken ondan daha kapsamlı bir görevin de aynı zamanı kullandığını düşünürsek kimsenin tam anlamıyla bu yükün altından kalkmasının mümkün olmadığını düşündü. Ücretine de çok komik bir zam yapmışlardı. Hayır demesini öğreninceye, bunun muhtemel sonuçlarını cesaretle göğüsleyinceye kadar bu sıkıntıları aşmayı öğrenmekten başka çare de yoktu. Arkadaşının sözünü hatırladı: “sen katır olduğun sürece yükün de bol olur!” O da kurnaz olmanın kitabını yazmaya başladı…
Ferkan başka ne yapabilirdi?
Tepe yönetimin en başından beri hazırlaması gereken iş analizlerini kendisinin yapması bir çözüm olabilir. Böylece her iki bölüm için gereken insan, malzeme, araç, gereç kaynağını belirterek bölüm performanslarının nasıl yükseltileceğini bir raporla genel müdürüne anlatabilir. Genel müdür de yönetim kurulu başkanının yeğeni olduğu için durumun önemini anlayabilir ve ona raporu iletebilir diye düşündü. Bölünmenin getirdiği planlama aksaklıkları nedeniyle acil-önemli konularla önemli-acil olmayan, önemli olmayıp- acil olan konulara müdahalede gecikmenin yaratacağı maddi, itibar, müşteri kayıplarını kâğıda dökerse bunları parasal olarak ifade ederse belki çoklu görev konusunu yeniden ele alabilirler diye ümitlendi.
Sizce Ferkan bu raporu genel müdüre sunabilecek mi? Genel müdür de Ferkan’ın hazırladığı raporu amcası olan yönetim kurulu başkanına aktarabilecek mi?
